在職場中，打電話已經(jīng)成為互通情況、磋商事宜和提高辦事效率的不可或缺的手段。然而，在職場中撥打電話也可以透露出公司風(fēng)貌和個人素養(yǎng)。作為高素質(zhì)的職場人員，在打電話的時候，小編認為應(yīng)該做到如下幾點。

職場電話巧撥打1：思路清晰

在你撥打電話前，應(yīng)該知道自己想說什么。在毫無準備的情況下給他人打電話是非常不禮貌的。你可以在自己的腦海中設(shè)想一下要談的話題或草草寫下想說的事情。

職場電話巧撥打2：隨時記錄

在你的辦公桌上，應(yīng)常備用于作電話記錄的紙和筆。打電話時，一手拿聽筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。

職場電話巧撥打3：表明身份

當(dāng)你撥通電話后，應(yīng)該首先報出自己的身份以及自己所屬組織的名稱。然后以“您好!”“你最近怎樣?”或者“一切都還順利嗎?”等問候語作為你們談話的開場白。最好稱呼對方的名字，讓對方了解到你知道其名字，以便拉近你們的距離。

職場電話巧撥打4：通話時間

當(dāng)你給別人打電話時，對方也許正忙于自己的某一件事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他的時間，并給他足夠的時間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時向?qū)Ψ酱_認一下：

“您現(xiàn)在接電話方便嗎?”

“您現(xiàn)在忙嗎?”

“您現(xiàn)在有時間同我談話嗎?”

“這個時候給您打電話合適嗎?”

“您能抽出點時間聽聽我的話嗎?”

職場電話巧撥打5：表明目的

當(dāng)你接通電話后，應(yīng)該立即向?qū)Ψ街v明自己打電話的目的，然后迅速轉(zhuǎn)入正題。職業(yè)專家認為，商場上的機智就在于你能否在30秒內(nèi)引起他人的注意。最有效率的領(lǐng)導(dǎo)幾乎從來不花費一分鐘以上的時間對任何事情進行討論。

職場電話巧撥打6：給對方留時間

即便你想迅速解決某一緊急的事務(wù)，也應(yīng)該留給對方足夠的時間，讓他對你的要求作出反應(yīng)。如果你拿起電話說個不停，會使對方誤以為你正在朗讀材料呢。

職場電話巧撥打7：不與旁人交談

當(dāng)你打電話時，中途與身邊的其他人說話，是極不禮貌、也不合適的行為。如果你在打電話的過程中恰好有一件更加重要的事情需要處理，你應(yīng)該向?qū)Ψ降狼?，并講明理由，然后以最短的時間處理完這件事情，不要讓對方久等。如果你考慮到對方等候的時間可能會比較長，你可以向其道歉，先掛斷電話，然后過一會兒再打過去。不過，在你打電話時，最好要避免這種情況發(fā)生。

職場電話巧撥打8：?換位思考

當(dāng)你在電話中與對方進行商務(wù)談話時，對方肯定會問你一些問題，所以你應(yīng)該事先知道如何作出回答。某公司的總經(jīng)理助理給城外的分公司的一位專家打電話，請他參加總公司的會議，那位專家聽后立即說道：“為什么我要跑這么遠去參加這個會議呢?”在這種情況下，一個拙劣的回答可能是：“我想您最好來這兒。”但如果你事先預(yù)想到了這樣的問題，并且能十分機智地給予反饋，你就可以回答說：“您是這方面的專家，而且我們討論的問題恰巧在您的研究范圍之內(nèi)，因此如果您能光臨，會對我們有很大幫助。”聽了這些話，那個分公司的專家當(dāng)時就會改變態(tài)度說：“好的，我會準時參加的。”

職場電話巧撥打9：簡潔道歉

有人給你打電話，而你恰巧不在時，對方可能會要求接電話的人記下電話號碼并轉(zhuǎn)告你。當(dāng)你回電話時，不要在一些無意義的解釋上浪費時間，例如“我昨天想給您回電話”或“收到您的留言我就立即給您回電話，但是您一整天都不在”。這些只是過去的事情，只能耽誤你現(xiàn)在的時間，所以你最好在進行簡短道歉后就言歸正傳。

職場電話巧撥打10：不多占對方時間

當(dāng)你主動給別人打電話時，盡量避免占用對方時間過長。如果你要求對方查一些資料或說出某個問題的答案，就可能占用電話時間過長。因為在大多數(shù)情況下，對方不一定馬上就能替你找到資料，或者立即得出一個肯定的答案，你必須給予對方一定的時間。因此，當(dāng)你考慮到對方可能過一段時間才能給你答復(fù)時，你可以先掛上電話，要求對方回電告知你，或者你過一會兒再打過去，這樣就不會占用他人電話時間過長，影響他人的正常業(yè)務(wù)。

職場電話巧撥打11：撥錯號要道歉

如果撥錯了號，一定要真誠地向?qū)Ψ降狼福^不可一掛了之，因為這樣是很不禮貌的。如今有了撥號追蹤技術(shù)，對方很可能借助該技術(shù)找上門來，興師問罪，這樣會給你個人和所在的公司帶來不良的影響。道歉的態(tài)度要誠懇，話不必多，只說“我可能撥錯號了”就行。同時，別忘了要道聲“再見”。

職場電話巧撥打12：用心傾聽

在電話中交談時，常有聽不清的情況，所以應(yīng)特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，擺弄桌上的東西，心不在焉。這種習(xí)慣很不好，容易影響通話的效果，最好邊交談邊做筆記。

職場電話巧撥打13：注意措辭

打電話時，措辭和語法都要符合身份，不可太隨便，也不可太生硬。稱呼對方時要加頭銜，如“博士”“經(jīng)理”等。有的女士喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可使用“親愛的”“寶貝”等輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對方要求如此稱呼，也不可用得過分。

說“您”字開頭的話時應(yīng)慎重。在講“您忘了”“您必須”“您忽略了”等話時，即使語調(diào)再平和，在電話中聽來也使人有被質(zhì)問的感覺。提意見時不妨用發(fā)問的形式，比如“您能不能在星期四把那份材料送來?”或“那份報表您做完了嗎?”等?；蛘哂?ldquo;我”字開頭，說：“我星期四需要那份報告。”

聽電話時，最好插用一些短語以鼓勵對方。如“嗯，嗯”“我明白”“我理解”或“好，好”等。對對方的要求作出反應(yīng)或向?qū)Ψ教岢鲆髸r，態(tài)度應(yīng)積極而有禮貌，比如“我會持續(xù)關(guān)注那件事”或“請別忘了……”等。

職場電話巧撥打14：適時結(jié)束

通話時間過長意味著濫用對方的善意。當(dāng)你以為對方正聽得津津有味時，也許他正在抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點兒掛上電話。喜歡在電話里夸夸其談的人，最好在桌上放一只鬧鐘，以便控制通話時間，及時提醒自己：“該結(jié)束了。”

結(jié)束通話時，要把剛才談過的問題適當(dāng)總結(jié)一下。比如“我將在星期五中午告訴你最后的數(shù)字”或“我看雙方還需要再作些調(diào)查才能定案。找時間再談一次如何?下星期二你方便嗎?”等。不要把問題擱置一旁，否則說了半天等于沒說。

最后應(yīng)說幾句客氣話：“很高興和你交談”“謝謝您打來電話”，以便顯得熱情些。

放聽筒的動作要輕，否則對方會以為你在摔電話。聽筒沒放穩(wěn)前，千萬不可發(fā)牢騷，對剛才的交談妄加評論，以免被對方聽到，否則可就大煞風(fēng)景了。